La transizione verso il RENTRI segna il passaggio definitivo dalla carta ai bit nella gestione dei rifiuti. Non è solo un adempimento normativo, ma una vera rivoluzione dei processi aziendali. Questa guida illustra come cambierà la vostra quotidianità a partire dal 13 febbraio 2026, data spartiacque per il FIR digitale.
Chi deve usare il Digitale e chi la Carta?
Dal 13 febbraio 2026, la modalità di gestione del formulario dipenderà dalla tipologia di rifiuto e dalla natura dell’azienda. La regola importante è: se il produttore è obbligato al digitale, l’intera filiera segue questa modalità.
Tabella Riepilogativa degli Obblighi (dal 13/02/2026):
Cos’è il FIR digitale (xFIR)
Con il FIR digitale il documento non è più un modulo statico che cambia di mano, ma un file informatico strutturato che accompagna il rifiuto lungo tutto il trasporto e viene progressivamente integrato dai soggetti coinvolti. Il file contiene la storia del movimento, è firmato digitalmente e condiviso tra produttore, trasportatore e destinatario.
Questo approccio rende il processo più tracciabile e controllabile, ma anche meno tollerante agli errori formali.
Cosa deve fare il produttore prima della partenza
La fase iniziale è quella in cui il produttore mantiene il massimo controllo. Il formulario può essere compilato direttamente dall’azienda oppure predisposto dal trasportatore su richiesta, ma la responsabilità dei dati resta in capo al produttore.
Prima dell’avvio del trasporto il documento può ancora essere corretto o annullato. Dopo la firma digitale, invece, le informazioni principali diventano immodificabili.
Al momento della partenza il FIR deve riportare in modo completo e coerente tutti gli elementi essenziali: soggetti coinvolti, caratteristiche del rifiuto, mezzo, conducente, data e ora di inizio trasporto. La firma digitale del produttore e quella del trasportatore segnano il passaggio a una fase in cui il documento diventa “bloccato” nella sua struttura principale.
Cosa succede durante il trasporto
Durante il viaggio il trasportatore può intervenire solo per integrare informazioni legate a eventi operativi, come trasbordi, soste tecniche o annotazioni utili alla tracciabilità. Ogni integrazione è accompagnata da una nuova firma digitale.
Il rifiuto deve essere accompagnato da una rappresentazione del FIR digitale, che può essere una stampa oppure l’esibizione del documento tramite dispositivo mobile. Questo aspetto è fondamentale per i controlli su strada.
L’arrivo all’impianto e la restituzione della copia
Quando il rifiuto giunge a destino, il destinatario registra l’accettazione o l’eventuale respingimento, inserisce data e ora di arrivo e firma digitalmente il documento. Anche in caso di accettazione parziale o respingimento, la gestione prosegue sullo stesso FIR, aggiornato con le nuove informazioni.
Uno dei passaggi più importanti per il produttore è la restituzione della copia completa del formulario digitale, che deve avvenire entro due giorni lavorativi dalla presa in carico. Questo passaggio chiude correttamente il ciclo documentale e consente all’azienda di dimostrare l’avvenuto corretto conferimento.
Trasmissione dei dati al RENTRI
Per i rifiuti pericolosi i dati contenuti nel FIR digitale devono essere trasmessi al RENTRI entro tempistiche precise, collegate agli obblighi di registrazione sui registri di carico e scarico. Il produttore deve organizzare i propri flussi amministrativi in modo che la trasmissione avvenga in modo puntuale, anche quando il documento completo non è ancora stato restituito, procedendo poi a un aggiornamento successivo.
Conservazione digitale
Il FIR digitale non si archivia in un raccoglitore, ma deve essere conservato a norma in un sistema di conservazione che garantisca integrità, autenticità e reperibilità nel tempo. Il trasferimento dei documenti nel sistema di conservazione deve avvenire almeno una volta all’anno, ma una gestione più frequente è consigliabile per mantenere ordine e tracciabilità.
Le fasi operative del trasporto
Prima dell’avvio del trasporto
Questa è l’unica fase in cui il FIR è ancora “elastico”.
Il formulario digitale può essere:
-
compilato direttamente dal produttore/detentore, oppure
-
predisposto dal trasportatore su richiesta del produttore
In ogni caso, la responsabilità dei dati resta del produttore. Il fatto che compili il trasportatore non trasferisce la responsabilità.
In questo momento il documento può ancora essere:
-
corretto
-
integrato
-
annullato
L’annullamento può essere fatto solo dal soggetto che ha effettuato la vidimazione del FIR. Dopo si entra nella fase vincolante.
Criticità tipica: usare bozze non verificate e accorgersi degli errori solo a mezzo partito.
Momento di avvio del trasporto
Qui avviene il passaggio chiave: il FIR diventa giuridicamente “attivo”.
Al momento della partenza il formulario deve essere completo di tutti gli elementi strutturali:
-
soggetto produttore
-
impianto destinatario
-
trasportatore/i
-
eventuale intermediario
-
caratteristiche del rifiuto (codice EER, stato fisico, quantità, ecc.)
-
data e ora di inizio trasporto
-
conducente
-
targa del mezzo
A questo punto devono essere apposte le firme digitali di:
-
produttore/detentore
-
trasportatore
Queste firme non sono formali: sono l’equivalente digitale della presa in carico del rifiuto.
Da qui in poi il FIR entra in stato “bloccato”.
Dopo l’avvio del trasporto
Dopo che produttore e trasportatore hanno firmato:
-
i dati strutturali non sono più modificabili
-
il FIR non può essere annullato
Non si possono più cambiare:
-
produttore
-
destinatario
-
trasportatore
-
intermediario
-
caratteristiche del rifiuto
-
data/ora partenza
-
conducente
-
targa mezzo
Questo è uno dei cambiamenti più forti rispetto al cartaceo: niente correzioni “a penna” o accordi verbali successivi.
Se c’è un errore sostanziale, si entra in una gestione più complessa (respingimento o altri percorsi).
Durante il trasporto
Qui il FIR non è immobile, ma può essere integrato solo per eventi logistici, non per dati base.
Il trasportatore può intervenire in caso di:
-
trasbordo totale o parziale
-
sosta tecnica
-
inserimento annotazioni
-
allegati
Ogni aggiornamento comporta una nuova firma digitale del trasportatore, perché sta certificando una variazione del percorso operativo.
Il FIR diventa un documento “dinamico”, che racconta cosa succede realmente al rifiuto lungo il viaggio.
Documento che accompagna il rifiuto
Anche se è digitale, il FIR deve essere esibibile durante il trasporto per eventuali controlli.
Sono ammesse due modalità:
-
stampa del FIR digitale
-
esibizione su dispositivo mobile
La stampa non richiede ulteriori firme. Serve come rappresentazione del documento digitale.
Questo è il collegamento tra mondo digitale e controlli su strada.
Arrivo all’impianto e chiusura operativa
All’arrivo, il destinatario:
-
registra accettazione o respingimento
-
indica data e ora di arrivo
-
firma digitalmente
Se il rifiuto è respinto (anche parzialmente), non si genera un nuovo FIR:
si continua a operare sullo stesso documento, che viene aggiornato. Il rifiuto può tornare al produttore o essere indirizzato ad altro impianto, con integrazione dei dati.
Il FIR diventa la “storia completa” del movimento, anche quando le cose non vanno come previsto.
Restituzione della copia completa
Dopo la presa in carico, il destinatario deve restituire la copia completa del FIR digitale entro 2 giorni lavorativi, in tutti i casi:
-
accettazione
-
accettazione parziale
-
respingimento totale o parziale
Questo passaggio è cruciale perché:
-
chiude il ciclo documentale per il produttore
-
consente di dimostrare il corretto conferimento
-
è collegato agli obblighi normativi di responsabilità del produttore
Nel sistema digitale, la “quarta copia” non è più un foglio: è un flusso informatico che certifica la chiusura del trasporto.
Strumenti operativi e firme
Le aziende possono gestire il FIR digitale attraverso il proprio software gestionale integrato con il RENTRI, utilizzando i servizi web messi a disposizione dal sistema oppure operando in mobilità tramite l’app dedicata. La firma può avvenire con certificati qualificati, strumenti come CIE o CNS, oppure tramite il certificato di firma remota RENTRI, particolarmente utile per operazioni sul campo.
Cosa cambia rispetto al passato
Il cambiamento non è solo tecnologico. Si passa da un sistema basato su copie cartacee e firme autografe a un flusso documentale unico, digitale, condiviso e tracciato in tempo reale. La restituzione della copia non dipende più da passaggi fisici, ma da un processo informatico. Anche la conservazione diventa un’attività digitale strutturata.
APP RENTRI
Da gennaio 2025 è disponibile anche l’APP RENTRI FIR DIGITALE che può essere utilizzata sia da chi usa i servizi di supporto sia da chi utilizza i sistemi gestionali.
L’APP RENTRI FIR Digitale necessita di una connessione Internet e consente di:
- emettere il FIR vidimato in formato digitale
- compilare il FIR secondo il nuovo modello
- sottoscrivere digitalmente il FIR con il certificato di firma remota RENTRI
- condividere il FIR con gli altri operatori coinvolti per l’integrazione dei dati
- prendere in carico un FIR emesso da altro soggetto
- restituire la copia completa del FIR (per il destinatario)
- trasmettere al RENTRI i dati del FIR (in caso di rifiuti pericolosi)
L’APP NON consente al produttore/detentore di scaricare la copia completa del FIR che potrà essere scaricata da area operatori o dal proprio gestionale.
L’utilizzatore del dispositivo accede all’APP scegliendo tra due alternative:
- indicando il proprio Nome e Cognome oppure
- tramite la propria identità digitale (SPID/CIE/CNS)
L’utilizzatore non deve necessariamente essere una persona individuata come incaricato dal Rappresentante dell’Operatore.
Configurazione dell’APP («una tantum»)
- L’operatore genera QR code e PIN da: Area riservata > Interoperabilità > Gestione dispositivi mobili
- L’utilizzatore del dispositivo inquadra il QR Code e inserisce il PIN nell’APP
- Si attiva l’abbinamento («boarding») tra dispositivo mobile, operatore e unità locale
- Si generano le credenziali e il PIN operativo associate. Il PIN operativo deve essere inserito ogni volta che l’utilizzatore
- Avvia l’APP sul dispositivo
- Firma digitalmente il FIR
Se il dispositivo mobile viene utilizzato da un diverso utilizzatore (esempio il conducente cambia azienda ed il dispositivo mobile viene dato in uso ad un nuovo conducente), il nuovo utilizzatore potrà effettuare una disconnessione (senza disinstallare l’APP) in modo da generare nuove credenziali inquadrando il nuovo QR code e il nuovo PIN che l’operatore avrà generato.
Certificati di Firma ammessi (Decreto Direttoriale n. 143/2023)
- Certificati qualificati eIDAS Firma elettronica qualificata (di tipo sigillo o personali)
- Certificati di identificazione elettronica eIDAS Firma elettronica avanzata (CIE e TS-CNS)
- Certificato di firma remota RENTRI
-
- È riferito all’Operatore
- Utilizzabile solo in connettività
- Valido solo nel RENTRI
Emissione del certificato di firma remota RENTRI
- Il rappresentante o l’incaricato dell’operatore emettono il certificato di firma remota RENTRI da: Area riservata > Interoperabilità > Emissione certificati digitali RENTRI
Attenzione: non è il certificato di interoperabilità utilizzato per la firma delle trasmissioni al RENTRI
Caratteristiche del certificato di firma remota RENTRI
- Può essere utilizzato dagli operatori che usano i servizi di supporto via web, l’APP RENTRI FIR DIGITALE o che realizzano i propri sistemi gestionali, anche in mobilità, basati sulle API RENTRI.
- Richiede l’utilizzo della One Time Password (OTP) che può essere gestita con l’app mobile di RENTRI o attraverso una APP di terze parti che utilizza i servizi API del RENTRI.
- L’OTP consente all’operatore di identificare chi ha utilizzato il certificato di firma RENTRI e quindi ha firmato il FIR anche qualora il certificato venga utilizzato dal sistema gestionale dell’operatore.
Gli errori più frequenti
Le criticità maggiori non derivano dalla tecnologia, ma dall’organizzazione interna. Compilazioni affrettate, dati incompleti su mezzi o conducenti, firme non apposte correttamente o ritardi nella trasmissione al RENTRI sono aspetti che possono generare problemi amministrativi e sanzionatori. Anche la gestione dei casi di respingimento richiede attenzione, perché il documento non si “chiude” come avveniva spesso nella prassi cartacea.
Come prepararsi in modo efficace
Adeguarsi significa innanzitutto verificare con precisione il proprio obbligo in base alla struttura aziendale e ai rifiuti prodotti. Occorre poi dotarsi degli strumenti di firma corretti, scegliere la modalità di gestione (gestionale interno o servizi RENTRI) e formare il personale coinvolto, sia tecnico sia amministrativo. L’utilizzo dell’ambiente di prova è un passaggio utile per simulare i flussi e prevenire errori quando il sistema sarà pienamente operativo.
Conclusione
Il FIR digitale introduce un modello di tracciabilità più rigoroso, ma anche più trasparente e lineare se gestito correttamente. Per il produttore di rifiuti non è solo un obbligo informatico: è un processo che va integrato nell’organizzazione aziendale.
Affidarsi a operatori qualificati e strutturati nella gestione dei flussi documentali e operativi permette di ridurre errori, ritardi e rischi sanzionatori, rendendo la gestione dei rifiuti più sicura ed efficiente.
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